Hvem er omfattet?
Kravet om digital bogføring gælder ikke nødvendigvis alle virksomheder på samme tidspunkt. Det afhænger blandt andet af, om virksomheden er regnskabspligtig, og for ikke-regnskabspligtige virksomheder af virksomhedens nettoomsætning.
Kravet om digital bogføring er rullet ud i to tempi:
- Regnskabspligtige virksomheder – virksomheder, der skal aflægge årsrapport – er allerede omfattet.
- Ikke-regnskabspligtige virksomheder er omfattet fra 1. januar 2026, hvis nettoomsætningen har været over 300.000 kr. i to på hinanden følgende indkomstår.
Ligger din virksomhed under grænsen, er den ikke omfattet af dette krav endnu. Når virksomheden har passeret grænsen i to på hinanden følgende indkomstår, indtræder kravet.
Registreret eller ikke-registreret system – hvad er forskellen?
Virksomheder, der er omfattet af kravet om digital bogføring, kan vælge mellem et registreret og et ikke-registreret bogføringssystem.
Et registreret bogføringssystem er registreret hos Erhvervsstyrelsen og er kontrolleret i forhold til de krav, der gælder for digitale bogføringssystemer.
Vælger du et ikke-registreret system, er det din virksomhed, der har ansvaret for at sikre, at systemet lever op til kravene i bogføringsloven.
| Registreret system | Ikke-registreret system | |
|---|---|---|
| Systemkrav | Kontrolleret og registreret hos Erhvervsstyrelsen | Virksomheden skal selv sikre, at kravene er opfyldt |
| Sikkerhedskopiering | Håndteres af systemudbyderen efter de gældende krav | Virksomheden skal selv sikre den nødvendige backup |
| IT-sikkerhed | Systemet er kontrolleret i forhold til lovens krav | Virksomheden skal selv sikre, at kravene er opfyldt |
| Ansvar for systemets lovkrav | Systemudbyderen har ansvaret for, at det registrerede system opfylder kravene | Virksomheden har selv ansvaret |
Det betyder ikke, at virksomheden slipper for ansvar, fordi den bruger et registreret system. Du har stadig ansvar for din egen bogføring og for, at virksomhedens regnskabsmateriale håndteres korrekt.
Hvad skal et digitalt bogføringssystem kunne?
Et digitalt bogføringssystem skal blandt andet kunne:
- Registrere virksomhedens transaktioner nøjagtigt og hurtigst muligt efter, at de er foretaget
- Opbevare registreringer og de tilhørende bilag digitalt
- Sikre, at registreringer og bilag kan fremfindes i hele opbevaringsperioden
- Have passende IT-sikkerhed og adgangsstyring
- Sikre den nødvendige sikkerhedskopiering
- Understøtte de krav, der gælder for digitale bogføringssystemer, herunder krav relateret til e-fakturering
Kravene gælder systemet – ikke kun den måde, virksomheden bruger det på.
Sådan tjekker du, om dit system er registreret
Erhvervsstyrelsen fører en officiel fortegnelse over registrerede bogføringssystemer.
Står dit system ikke på fortegnelsen, er det ikke registreret som et digitalt standardbogføringssystem hos Erhvervsstyrelsen.
Er du i tvivl, kan du spørge din leverandør efter systemets registreringsnummer eller kontrollere systemet direkte i Erhvervsstyrelsens fortegnelse.
Se Erhvervsstyrelsens liste over registrerede bogføringssystemer →
Hvor længe skal du opbevare regnskabsmateriale?
Som hovedregel skal regnskabsmateriale opbevares betryggende i fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.
Der gælder særlige regler for blandt andet kassestrimler, kasseboner og andre interne salgsbilag i detailvirksomheder, som som udgangspunkt skal opbevares i ét år.
Det er virksomhedens ansvar, at materialet fortsat kan fremfindes og læses i hele opbevaringsperioden.
Hvad hvis du skifter bogføringssystem?
Skifter du bogføringssystem, forsvinder opbevaringspligten ikke.
Du skal fortsat kunne fremvise det relevante regnskabsmateriale fra det gamle system i hele opbevaringsperioden. Det er derfor værd at afklare, hvordan dine historiske data og bilag bliver opbevaret, før du lukker det gamle system eller opsiger dit abonnement.
Det kan være en god idé at undersøge dette allerede, når du vælger et nyt bogføringssystem.
Kort fortalt
Hvis din virksomhed er omfattet af kravet om digital bogføring, skal du bruge et digitalt bogføringssystem, der lever op til reglerne.
Du kan vælge et registreret system eller et ikke-registreret system. Med et registreret system er det systemleverandørens ansvar at sikre, at selve systemet opfylder lovens krav. Vælger du et ikke-registreret system, er det din virksomhed, der selv skal sikre, at kravene bliver opfyldt.
Uanset hvilket system du vælger, har du ansvar for din egen bogføring og for at opbevare regnskabsmaterialet korrekt.
