Prisen består af fire dele
Når virksomheder spørger, hvad det koster at skifte regnskabsprogram, tænker de ofte kun på abonnementet til det nye system. Den samlede pris består typisk af fire dele, og det er sjældent abonnementet, der afgør, om skiftet bliver dyrt eller billigt.
- Abonnementet til det nye system – det løbende beløb pr. måned, inklusive de moduler og brugere, du har brug for.
- Flytning af data – kontoplan, kunder, leverandører, varer og åbne poster. Nogle leverandører tager betaling pr. time, andre har det med i prisen.
- Historik – om tidligere års posteringer og bilag skal med over, eller om det gamle system skal kunne slås op i opbevaringsperioden.
- Din egen tid – oprydning i stamdata før flytningen, kontrol af tallene efter, og den periode hvor du lærer det nye system at kende.
Det, der gør et skifte dyrt
De skifter, der ender med at koste mere end ventet, har som regel én af tre ting til fælles.
Historik, der skal rekonstrueres
Hvis det gamle system kun kan eksportere saldi og ikke de enkelte posteringer, skal historikken enten genskabes manuelt eller lades blive i det gamle system. Afklar tidligt, hvad systemet faktisk kan eksportere.
Stamdata, der ikke er ryddet op
Dubletter af kunder, varer der ikke sælges længere, og en kontoplan med konti fra tre bogholdere tilbage flytter med over, hvis ingen rydder op. Det koster ikke penge at rydde op før flytningen, men det koster tid at gøre det bagefter.
Integrationer, ingen har nævnt
Webshop, betalingsløsning, lønsystem og revisorens adgang skal alle have en plan. Det er sjældent dyrt, men det bliver dyrt, hvis det opdages, efter at du er gået over.
Skal du beholde det gamle system?
Bogføringsloven kræver, at regnskabsmateriale kan fremfindes i hele opbevaringsperioden, også efter et skifte. Du har tre muligheder: flytte historikken med over, beholde en læseadgang til det gamle system, eller gemme et komplet udtræk af posteringer og bilag. Den sidste er typisk den billigste, hvis det gamle system tager betaling for læseadgang.
Sådan holder du prisen nede
- Skift ved et regnskabsårs start eller ved et kvartalsskifte, så åbningsbalancen er enkel.
- Ryd op i kunder, varer og kontoplan, før data trækkes ud.
- Beslut, hvor mange års historik du reelt slår op i. Ofte er det ét til to år.
- Lav en liste over alt, der er koblet på det gamle system, før du vælger dato.
- Få en samlet pris på forhånd, der dækker både data, historik og integrationer.
